Sau khi thành lập công ty/doanh nghiệp, hầu hết các khách hàng của Tuvanluatviet.com.vn thường gặp bối rối trong việc sắp xếp và thực hiện các công việc hậu thành lập như đăng ký với cơ quan thuế, công việc lao động-tiền lương, đăng ký bảo hộ thương hiệu.. Nắm bắt được các khó khăn này, các Luật sư của chúng tôi đã tổng kết các công việc cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp như dưới đây để các doanh nghiệp đặc biệt là các bạn Khởi nghiệp được biết:
A. Các công việc chung
1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp: Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần phải làm thủ tục để thông báo công khai thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
2. Mở tài khoản ngân hàng cho doanh nghiệp: Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần liên hệ các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để tiến hành mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp mình. Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, chứ không cần thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp nữa.
3. Thông báo mẫu con dấu: Doanh nghiệp có quyền quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu của công ty; trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác.Các công ty có bao nhiêu con dấu cũng được, nhưng tất cả chúng đều phải thống nhất theo một mẫu dấu đã đăng ký.
Công ty phải thực hiện thông báo với Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty đặt trụ sở trước khi sử dụng hay khi có thay đổi, hủy mẫu con dấu, thay đổi số lượng con dấu của công ty.
4. Khai, nộp lệ phí môn bài
Doanh nghiệp có trách nhiệm kê khai, nộp lệ phí môn bài khi mới ra hoạt động kinh doanh cho Chi cục Thuế quản lý trực tiếp.
Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (gọi chung là Đơn vị phụ thuộc) kinh doanh ở cùng địa phương cấp tỉnh; thì, doanh nghiệp thực hiện khai, nộp lệ phí môn bài cho các Đơn vị phụ thuộc đó với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp của doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp có Đơn vị phụ thuộc kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh; thì, các Đơn vị phụ thuộc đó tự khai, nộp lệ phí môn bài với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp mình.
Doanh nghiệp và Đơn vị phụ thuộc khai lệ phí môn bài một lần khi mới ra hoạt động, kinh doanh, chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh;
Trường hợp mới thành lập nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
5. Đăng ký tự nguyện áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Có 02 phương pháp tính thuế GTGT là: phương pháp khấu trừ, phương pháp trực tiếp. Doanh nghiệp mới thành lập thì sẽ áp dụng phương pháp trực tiếp.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh; thì có thể tự nguyện đăng ký áp dụng theo phương pháp khấu trừ.
Và nếu áp dụng phương pháp khấu trừ này thì doanh nghiệp sẽ được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo hình thức đặt in hoặc tự in.
6. Thông báo cho cơ quan thuế về việc đặt in hóa đơn lần đầu
Doanh nghiệp mới thành lập nếu đủ điều kiện tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế; thì, gửi văn bản Đề nghị sử dụng hóa đơn đặt in đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp của mình.
Mẫu hóa đơn là do doanh nghiệp tự thiết kế, nhưng cần đảm bảo có các nội dung như mẫu Hóa đơn giá trị gia tăng
7. Treo biển hiệu tại trụ sở công ty
Biển hiệu của doanh nghiệp phải được treo ở cổng chính hoặc mặt trước của trụ sở, và phải chứa các thông tin sau:
– Tên cơ quan chủ quản trực tiếp (nếu có);
– Tên doanh nghiệp theo đúng giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;
– Địa chỉ, số điện thoại.
Chữ viết thể hiện trên biển hiệu phải là tiếng Việt. Trong trường hợp sử dụng cả tiếng Việt, tiếng nước ngoài thì khổ chữ nước ngoài không được quá ba phần tư khổ chữ tiếng Việt và phải đặt bên dưới chữ tiếng Việt.
8. Lập sổ đăng ký thành viên/ sổ đăng ký cổ đông, chứng nhận góp vốn theo quy định của Luật doanh nghiệpvà thông báo bằng văn bản cho cơ quan Đăng ký kinh doanh trong thời hạn 15 ngày.
9. Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
Trường hợp doanh nghiệp có thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp thì phải tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày doanh nghiệp Quyết định thay đổi các nội dung liên quan.
B. Một số thủ tục với cơ quan thuế
1. Khai, nộp lệ phí môn bài
Doanh nghiệp điền vào tờ khai lệ phí môn bài nộp đến cơ quan thuế để thực hiện việc khai và nộp lệ phí môn bài lần đầu, chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh.
Mức lệ phí phải nộp căn cứ vào vốn điều lệ của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
| Doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 10 tỷ đồng | 3,000,000 đồng/năm |
| Doanh nghiệp có vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở xuống | 2,000,000 đồng/năm |
Nếu doanh nghiệp thành lập trong 06 tháng cuối năm thì sẽ chỉ phải nộp 50% mức lệ phí nêu trên cho năm đầu tiên.
2. Thông báo tự nguyện áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ : Nội dung tương tự mục 5 phần I nêu trên
3. Đề nghị đặt in hóa đơn
Nếu doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì sẽ được sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng theo hình thức đặt in hoặc tự in.
Do đối tượng được tự in hóa đơn là các doanh nghiệp trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu chế xuất, khu công nghệ cao; cho nên, doanh nghiệp thông thường sẽ đặt in hóa đơn.
Để có thể bắt đầu đặt in hóa đơn thì doanh nghiệp phải gửi văn bản đề nghị cơ quan thuế quản lý trực tiếp chấp thuận việc đặt in này.
4. Mua hóa đơn của cơ quan thuế
Nếu không được chấp thuận áp dụng phương pháp khấu trừ thuế thì doanh nghiệp phải áp dụng phương pháp trực tiếp.
Và do đó, sẽ sử dụng hóa đơn mua từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Doanh nghiệp liên hệ với bộ phận quản lý ấn chỉ tại cơ quan thuế để tiến hành thủ tục mua hóa đơn.
5. Thông báo phương pháp, thời gian trích khấu hao tài sản cố định
Doanh nghiệp có phát sinh tài sản cố định thì thực hiện trích khấu hao tài sản đó. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu việc trích khấu hao thì doanh nghiệp phải thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về thời gian và phương pháp trích khấu hao đối với từng tài sản.
6. Thông báo sử dụng dịch vụ đại lý thuế
Doanh nghiệp mới thành lập, khi chưa bố trí được kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán, thì có thể sử dụng dịch vụ làm thủ tục về thuế thông qua Đại lý thuế.
Khi đó, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản cùng với bản chụp hợp đồng dịch vụ cho cơ quan thuế, chậm nhất 05 ngày làm việc trước khi Đại lý thuế thực hiện các công việc đầu tiên nêu trong hợp đồng.
C. Một số công việc về lao động-tiền lương:
I. Công việc cần thực hiện trong thời hạn ba mươi (30) ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động:
1. Khai trình sử dụng lao động lần đầu
Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải khai trình việc sử dụng lao động với Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội hoặc Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (nếu doanh nghiệp thuộc khu công nghiệp) nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Số lượng người lao động khai trình không bao gồm những người đang thử việc.
2. Thông báo về số lao động làm việc tại doanh nghiệp mới thành lập
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo ban đầu về số lao động đang làm việc tại đơn vị về Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
3. Lập Sổ quản lý lao động
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập Sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào Sổ quản lý lao động.
II. Công việc doanh nghiệp mới hoạt động phải thực hiện:
1. Xây dựng thang lương, bảng lương
Doanh nghiệp phải căn cứ theo mức lương tối thiểu vùng hiện hành để quy định mức lương cho từng chức danh, công việc, nhóm công việc sao cho phù hợp với các nguyên tắc mà pháp luật quy định
Đây là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Đồng thời, doanh nghiệp thực hiện việc thông báo Thang lương, Bảng lương của mình với Phòng Lao động – Thương binh và xã hội.
2. Xây dựng và thông báo Thỏa ước lao động của doanh nghiệp (Nếu có)
Thỏa ước lao động tập thể là văn bản thoả thuận giữa tập thể người lao động và người sử dụng lao động về các điều kiện lao động mà hai bên đã đạt được thông qua thương lượng tập thể.
Thỏa ước chỉ được ký kết khi các bên đã đạt được thỏa thuận tại phiên họp thương lượng tập thể.
3. Xây dựng Nội quy lao động bằng văn bản
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải có Nội quy lao động bằng văn bản
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động thì doanh nghiệp phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (sau đây gọi tắt là Sở LĐTBXH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
4. Thành lập công đoàn cơ sở (Nếu có)
Khi có ý nguyện thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Công đoàn); thì trước tiên, những người lao động sẽ phải tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Ban vận động) và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi gần nhất hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.
5. Khai báo sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động (Nếu có)
Doanh nghiệp phải lựa chọn tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động để kiểm định lần đầu trước khi đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động – đối chiếu tại Danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động ban hành kèm theo Thông tư 53/2016/TT-BLĐTBXH.
III. Công việc khi doanh nghiệp mới hoạt động bắt đầu sử dụng lao động:
1. Giao kết hợp đồng lao động
Khi sử dụng lao động, doanh nghiệp phải giao kết hợp hợp đồng lao động (HĐLĐ) bằng văn bản với từng người lao động, trừ các công việc tạm thời có thời hạn dưới 03 tháng thì các bên có thể giao kết HĐLĐ bằng lời nói.
Tùy theo yêu cầu công việc mà đôi bên có thể thỏa thuận để giao kết HĐLĐ theo một trong 03 loại sau:
– HĐLĐ không xác định thời hạn: là hợp đồng mà trong đó hai bên không xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng.
– HĐLĐ xác định thời hạn: là hợp đồng mà trong đó hai bên xác định thời hạn, thời điểm chấm dứt hiệu lực của hợp đồng trong khoảng thời gian từ đủ 12 tháng đến 36 tháng.
– HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng.
Lưu ý:
Doanh nghiệp tuyệt đối không được:
– Giữ bản chính giấy tờ tuỳ thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
– Yêu cầu người lao động phải thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động.
Sau khi giao kết hợp đồng lao động thì công ty có trách nhiệm Thông báo về tình hình biến động lao động hàng tháng ở công ty, việc khai báo phải thực hiện trước ngày 03 của tháng liền kề. Đồng thời thực hiện thủ tục Báo tăng lao động cho cơ quan Bảo hiểm xã hội quản lý trực tiếp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động.
2. Đăng ký cấp mã số thuế thu nhập cá nhân (Nếu chưa có)
Doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi trả thu nhập cho cá nhân nếu thu nhập đến mức phải nộp thuế. Cá nhân đã có mã số thuế thì cung cấp cho doanh nghiệp, nếu chưa có thì cá nhân có thể tự đi đăng ký cấp mã số thuế và cung cấp cho doanh nghiệp hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký thay.
3. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu
Người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả người dưới 15 tuổi là đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Doanh nghiệp sử dụng người lao động là đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN có trách nhiệm phải đăng ký tham gia các loại bảo hiểm cho người lao động khi ký kết hợp đồng lao động.
4. Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng
Sau khi đăng ký tham gia các loại bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động thì doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN để đóng hàng tháng cho Cơ quan bảo hiểm.
5. Trích nộp kinh phí công đoàn hàng tháng
Hàng tháng, khi doanh nghiệp đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thì đồng thời cũng phải đóng kinh phí Công đoàn. Đây là nghĩa vụ của doanh nghiệp, không phân biệt là doanh nghiệp đã có hay chưa có tổ chức Công đoàn.
